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如何有效的开会-唐僧创业团队怎样开会

2015年09月09日 网络文摘 暂无评论 阅读 800 views 次

安静的周末,实在太少。

这个世界上,存在开会极少的创业团队吗?

如果有,请尽快告诉我。

我们经常开会,几乎所有人都叫苦不迭,但又无计可施;怎么改变这种境况呢,咱们开个会研究一下吧。

极端的时候,我们常常上午开会确定下午开会要谈的内容

有一些借口,我们常用,比如,周一至周五大伙儿手边工作太忙,只能在周末把骨干们召集起来开会,谈谈未来。而为什么必须在周末开会谈谈未来和理想呢,因为这事儿太重要了,不能不开,也不能延迟开。这也很有反问的必要。若开会讨论重要的事情,为什么不是放在周一到周五,正式上班的时间开会,必须放到一个不正式的时间——周末,来开会呢?

创业团队,周末也许就是正式上班时间。这是一种解释。

然而,这并没有什么用。

如果有星期八,那么这天,我们也一定会拿来开会的。

我们陷入了困境。这我们都知道。可问题出在哪?怎么才能解决?

举个例子。网上流传着沙僧的常用语,比如

大师兄!师傅被妖怪抓走了!

二师兄!师傅被妖怪抓走了!

大师兄!二师兄被妖怪抓走了!

大师兄!师傅和二师兄都被妖怪抓走了!

沙僧将信息传递给项目组最能干的孙猴子,孙猴子一般不会和沙僧进行过深入的开会讨论,寻找解决方案。基本上都是一溜烟去找师傅的下落。如果打不过妖怪,孙猴子会想办法,比如变幻一种解救的办法,或者去找能解救的熟手来帮忙。总之,他一人就把问题剖得清楚,剩下的就是各自执行。他们没有开会。

那么什么是有效的开会,我的理解是:

一、目的明确,结论可以预期

开会的主题是明晰的。召集会议的人,必须对自己提出的议题非常清晰,且能够清晰说明议题的范围。

所谓结论可以预期,就是会议必须有结论,并且结论必须有其形式。比如,没有结论也是一种结论。又比如,结论是每个部门执行什么事情,由谁负责,会后可以发出正式通知,明确该人负责该事,每个部门在此事中职责是什么,最终产出是什么。

二、功夫在会议之外

我们经历过很多突击开会,虽然召集人对自己的议题了然于胸,然而其他人对此一无所知,不明所以地被抓来开会。这样的情况数见不鲜。

这种会议很容易变味,常常弄巧成拙,召集人一腔热血,听众却并不买账。又可能变得鸡蛋里面挑骨头,唇枪舌剑,你来我往。被抓来开会的人,如果枯坐一晌午,如何体现自己的价值,所以,他必须提点意见。这种心理,实在正常不过。许多会议发起人,不理解这种心理,在此吃到苦头。

如果是比较重要的会议,或影响面较广的会议,在会议前,应该充分听取其他涉众意见。搞突然袭击,得不偿失。

三、会议形式很重要

召集人或者主持人必须担起主持的职责,控制会议节奏。

召集人有时兼职主持人,自己控制自己的节奏,最终没有节奏。长篇大论,平铺直叙,流水无声,众人鸦雀无言。会议毫无成效。

会议有会议的原则和程序,把控制节奏的工作分给一名同事负责吧。有许多办法,可以解决形式问题。

四、如无必要,不要开会

如无必要,勿增实体,奥卡姆剃刀原理讲。应用在开会上也非常合适。如果没有特别必要,不要开会。可开可不开的会,开了就是浪费大家的时间。

个人经验,团队80%的会议是发起人没有想清楚问题该由谁处理,所以,发起一个会议就是最便捷的途径。然而,开会不是复读机,哪里不清就点哪里。

我有一个极端的看法,就是开会无法解决问题。开会能做到的是统一思想,安排工作,真正解决问题是在会议的背后。并且,常常是那些不参与会议的人,解决了问题。

五、会议可以分类

有些会,还是,必须要参加的。

所以,会议也可以分类。务实的会议与务虚的会议。

务实的会议,一定要有产出,议程必须严格、有一定规范;

务虚的会议,可以天马行空,头脑风暴也好,焦点小组也好,也要有程序。

熟悉西游的朋友应该记得,其实,西游创业团队也常常开会。比如孙猴子看见远处有一片妖雾,就说可能有妖怪。猪八戒常常唱反调,诋毁说这八成是孙猴子想偷懒,故意放出来吓人的假消息。而作为团队的领袖玄奘呢,他两方面意见都听,并且重申,团队的目标是抵达西天,取得如来的经文。个性可以多样,但思想都统一在西天取经这个大方向上。这是开会比较有成效的例子。

然而,也有开会不成功的情形,例如,三打白骨精。唐僧受了那白骨精化的村姑吸引。这村姑却被孙猴子无辜杀害。心理上本就有了怨忿。又加之猪八戒从旁挑唆。大家一起开户。这会就开得不成样子。会议发起人与主持人自己控制自己的节奏,弄得孙猴子有口莫辩,最后大家不欢而散。这就是开会比较失败的例子。

许多基层与中层干部深受开会困扰,同时,也常常以同样的方式折磨着自己的下属,乐此不疲的时候,如果算算浪费了多少效率,消磨了多少智力,恐怕数值大得惊人。时间寂静无声,毫无抱怨,最终承担低效能后果的是整个团队。会议有风险,开会需谨慎。

 

文章来自:微信公众号:不知春秋

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